Kongrecilikte Detaylar ve Ekip Çalışması

Prof Dr Tansu Salman

Son (22.) ANKEM Kongresinden sonra iletişim grubumuzda yazdığım “ANKEM Bir Ekip İşidir” başlıklı yazımdan sonra bu yazıyı yazma gereğini hissettim. Başarılı olduğu söylenen bu kongremizin ardından başarı varsa bunun nedenleri neler diye kendime sorduğum sorunun cevabında iki önemli unsurun ortaya çıktığını gördüm : Detaylar ve etkin bir ekip çalışması. Aslında her yapılan bir işte, her projede ve üretilen bir üründe elde ettiklerimize bakarsak bu iki unsurun sonuçları çok etkilemiş olduğunu fark ederiz. Çok unsurlu bir ürün olan kongre düzenleyiciliğini ele alırsak, etkin bir ekip çalışması ile mevcut alt yapının üzerine işlenmiş detayların ne kadar önemli olduğu anlaşılır. 

Bir kongre katılımcılar için yapılır. Diğer tarafta da kongreyi yapan kişiler vardır. Kongreyi yapanlarla kongre katılımcıları ne kadar iç içe ve bir paylaşım içinde olurlarsa o kongre o kadar daha başarılı olabilir. Bir bakıma, kongrede oturumların interaktif olması gibi kongre düzenlenmesi de interaktif olmalıdır. Böylece, katılımcıların önerileri düzenleyicilere yol gösterebilecektir. Ayrıca, katılımcıların da işin içinde olmaları ve/veya içinde olduklarını hissetmeleri onların kongrenin çeşitli zorluklarını anlamalarını sağlayacak ve düzenleyicilerin işlerini kısmen de olsa rahatlatabilecektir.

Konusu sağlık olan, bir tıp bilimleri kongresinde katılımcılar kimlerdir ? Bir medikal toplantı, bilgi aktarımı ve bilgi paylaşımı için yapıldığına göre, dinleyiciler, konuşmacılar, oturum başkanları ve bildiri sunucuları toplantının ana katılımcılarını oluşturur. Ancak katılımcılar sadece bu saydıklarımızla sınırlı değildir. Özellikle yeni ürünlerin tanıtımı yapılarak, çeşitli sağlık kuruluşlarından gelen sağlık çalışanlarını bilgilendiren ilaç endüstrisi çalışanları da kongrenin katılımcılarını oluştururlar. 

Kongreye katılanlar hayatlarında her ne iş ile uğraşıyor olurlarsa olsunlar, iş ve sosyal hayatlarından belli bir süreyi bu kongre için ayırmışlar ve normal hayat akışlarını bu kongre için değiştirmişlerdir. Bir katılımcı kongrenin buna değmesini ve kongrenin kendisine bir yarar sağlamasını umar ve bu amaçla kongreye gelir. Bu nedenle kongre katılımcılarının ne beklediğini bilmeli ve ona göre kongre düzenlenmelidir. Kongre katılımcılarının ana amacı meslekleri konusunda son yenilikleri öğrenmek, kendi yaptıklarını ve sonuçlarını diğer katılımcılara aktarmaktır. Bu mesleki paylaşım ortamında katılımcı, seviyesine göre hem öğrenecek, hem de öğretecektir. Bu kısa eğitim süreci içinde yeni kişilerle tanışmak ve gereğinde yeni girişimlerde bulunmak da katılımcının hedefleri arasında bulunabilir. Katılımcı firma elemanları da ürünlerini tanıtma yanında, yeni kişilerle de tanışmak isteyebilirler. Bütün bu mesleki beklentiler yanında katılımcılar hem teknik, hem de konfor ve sosyal yönden tatminkar bir alt yapının beklentisi içinde olacaklardır. Kongrenin katılımcılara yararlı olması, beklentilerine cevap verilebilmesi için tüm detaylar önceden düşünülmeli, olabilecek sorunlar önceden bilinmeli ve çözüm yolları önceden planlanmış olmalıdır.

Bu şekilde tüm katılımcıları hoşnut edecek bir kongre, katılımcılar dışında üç saç ayağından oluşan bir iskelet üzerinde gelişir. Her birinin de içinde, ayrıca etkin olması beklenen iş yapacak gruplar ve elemanları vardır. Bu iskelet içinde görev yapan her bir elemanın kongrenin başarılı olmasında payı olacaktır. En önemlisi, her elemanın hedefi bilmesi ve o coşkuyu hissetmesi gerekir. Bu coşkunun da tüm ekibe yansıtılması etkin bir takım ruhu ile gerçekleşebilir. Kongre düzenlenmesinde ana unsur olan bu üç ayağı şu şekilde sıralayabiliriz: 1) Konre düzenleme kurulu, 2) Organizatör firma ve ilgili alt yapı ekipleri, 3) Destekleyici firmalar.

Kongre başkanı, kongre genel sekreteri ve kongre düzenleme kurulu üyeleri toplantının planlanan yolda ilerlemesi ve hedefe ulaşması için dümende olan kişilerdir. Dümen tek başına başkana veya sekretere bırakılmamalıdır. Çoğu kongrede düzenleme kurulu üyeleri kongre hazırlık süresi ve kongre boyunca sadece bir katılımcı olarak kongreyi izlemekte ve konuşması veya oturum başkanlığı varsa o görevini yapıp başka bir şeyle ilgilenmemektedirler. Bu doğru değildir. Kongre düzenleme kurulu üyeleri, kendilerinin de kongrenin ev sahibi olduklarını unutmamalı ve kongre işlerini başkan, sekreter veya birkaç hevesli akademisyene bırakmamalıdırlar. Ne yazık ki, düzenleme kurulu üyelerinin çoğu kongre düzenleme sürecinde aktif olarak çalışmamaktadırlar. Bu istenmeyen durumun bence iki nedeni vardır. Birincisi, kongre başkanının kongreyi tek başına yürütmekte ısrarlı oluşudur ki bu durum kurul üyelerini ekibin içinde kalmalarını zorlaştırır. Kongre başkanı “one man show” durumuna düşmemeye özen göstermelidir. İkinci neden de düzenleme kurulu hazırlanırken olması gereken kriterlere uyulmamasıdır. Kongreyi düzenleyecek gerçek kişilerin bu düzenleme kuruluna alınması gerekirken, ne yazık ki çoğu kez, sadece hatır için veya kırgınlık olmasın diye kişiler kurula yerleştirilmektedir. Bazen de o konuda adı ön plan da olan bir kişi sadece kongrenin vitrinini zengin göstersin diye düzenleme kuruluna konulmaktadır. Eğer bu kişilerin adlarının bir şekilde duyuruda yer alınması isteniyorsa, bu yer düzenleme kurulu dışında bir yer olmalıdır. Düzenleme kurulu üyelerinin hepsi kongrenin sahibi gibi kongreye katkıda bulunurlarsa, o kongre daha değerli olacaktır.

Kongrenin alt yapısını oluşturmakla görevli olan kongre düzenleme firmasının elemanları ve kongrenin yapıldığı mekanın sorumluları kongre düzenleme kurulu üyeleri ile çok sıkı iş birliği içinde olmalıdırlar. Genellikle kongre merkezleri ve oteller kongrenin yapıldığı mekanı oluşturmaktadırlar. Bu mekanların yöneticileri ile her türlü sorun kongre başlamadan önce kongreyi düzenleyen firma tarafından sonuçlandırılmış olmalıdır. Eğer bir sorun kongre sırasında halledilir düşüncesi ile ertelenmişse, o sorun genellikle daha ciddi sorunları beraberinde getirmektedir. Kongre düzenleme kurulu bir problemi sonuçlandırmak için kongre mekanının yöneticileri ile görüşmek durumunda kalmamalıdır. Düzenleyici firma olabilecek ve olmuş olan her sorunu olabildiğince düzenleme kuruluna yansıtmadan çözebilmelidir. Bazı karşılaşılan sorunlarda, organizatör firma yöneticileri otel veya binanın yöneticilerini suçlamaktadırlar ki bu büyük bir yanlıştır. Kongre düzenleme kurulu sorunların firma tarafından çözülmesini ister; sorun olarak otel yöneticileri gösterilmemelidir. Ancak olabilecek bazı kriz durumlarında da taraflar toplanarak, hoş görü içinde aynı takımın oyuncuları olarak bir araya gelebilmeli düzenleme kurulunun da onayı ile gereken değişiklik veya kurtarma operasyonu yapılabilmelidir.

Destekleyici firmaların haliyle ana amaçları pazarlamakta oldukları ürünün tanıtımını olabildiğince etkili yapmak ve ürünlerinin o pazardaki payını arttırabilmektir. Ancak destekleyici firma yetkilileri kongreyi bir fuar alanı gibi görmemelidir. Kendilerinin de kongrenin katılımcıları olduğunu unutmamalıdırlar. Firma görevlilerinin yerleri sadece tanıtım yaptıkları stand alanları değildir. Kongre boyunca orada olmaları doğaldır; ancak onun yanında diğer kongre katılımcılarıyla da yakınlaşmalıdırlar. Böyle bir yakınlaşma aslında ürünlerinin tanıtılması için de etkili bir yol oluşturacaktır. En iyi yakınlaşma dinleyici veya konuşmacıların toplantılarına katılmaları, onları izlemeleri ve hatta soru bile sormalarıdır. Destekleyici firmalar ürünlerini tanıtmak için ikramlarda bulunabilirler ve ürünleri ile ilgili tanıtıcı hediyeler verebilirler. Ancak bu faaliyetleri toplantıların aktif olarak devam ettiği sürelerde olmamalıdır. Yapılacak aktivitelerde düzenleme kurulunun ve organizatör firmanın mutlaka haberi olmalıdır.

İşte bu üç saç ayağı hem kendi içinde, hem de birbirleriyle iyi ve etkili bir iletişim içinde çalışabilirlerse, o kongre daha verimli olma şansını yakalayabilir. Sonra sıra, bu üç saç ayağının beraberce yukarıda söz edilen katılımcılarla yapacakları iş birliğine gelecektir. İzleyiciler ve konuşmacılar, kongre düzenleme kurulu, alt yapı çalışanları ve destekleyici firmalar hep beraber bir uyum içinde olabilmelidirler. Bu eş güdümün sağlanmasında görev kongre başkanın olduğu kadar her katılımcıya ve görevliye de düşmektedir. Her organizasyonda hatalar veya eksiklikler olabilir. Bu durumlarda öneriler sadece şikayet olarak kalmamalı o problemi tespit eden kişi de çözüm yollarını aramalı, başlatmalı ve yapabiliyorsa sorunu bizzat kendisi çözebilmelidir. Çünkü kongre bir takım işidir ve her görevli nerede olursa olsun o takımın üyesidir. Örneğin, bir düzenleme kurulu üyesinin kahve aralarında şikayette bulunması en çok eleştirilen bir durumdur. Kongrede her görevli kongrenin doğru yolda gidebilmesi için takımın bir parçası olarak çalışmalı ve çözümlerde yer almalıdır. Kongre bir paylaşım alanıdır. Yeni bilgileri paylaştığımız gibi sorunları da paylaşmalı ve sorunları beraberce çözmeye çalışmalıyız.

Yazının başlığında belirtilen detaylar ise işte bu eş güdümlü çalışmaların içinde gizlidir. Kongre hazırlama ve uygulama safhasında olabildiğince her sorunun üzerine gidilmeli, sonra düşünürüz dememelidir. Her küçük gibi gözüken bir sorun sonra büyüyebilir ve yeni sorunlara yol açabilir. Ayrıca o küçük detayların üzerinde durulması kongreye ayrı bir güzellik katacaktır. Bir kongrenin bilim düzeyinin yüksek, katılımın güçlü olması yanında, güzel olması da gerekmektedir. 

Şimdilik bu kadar…
Nice güzel ve verimli kongrelere,

ANKEM BİR EKİP İŞİDİR  (Mayıs 2007)
22. Kongremiz ile ilgili övücü bu güzel sözlere çok teşekkür ederim.

Aslında ANKEM Kongrelerinin taa başından beri bilimsel düzeyi yükseklerdeydi; ancak bilimsel özelliği yeterince görüntelenemiyordu. Belki de 22.ANKEM Kongresinde ANKEM’lerin bilimsel özelliğini su yüzüne çıkartabilmeyi başarabildik. Bunda hepimizin payı var. Bunca senedir ANKEM Kongrelerinin bilimsel programı büyük bir seçicilik ve çok seslilikle büyük bir özenle hazırlanmaktadır. Bir ANKEM Kongresinin programı bir önceki kongrenin ikinci günlerinde oluşmaya başlar. Bu hazırlık da sadece düzenleyicilerin değil konuşmacı ve katılımcıların da katkılarıyla oluşur. Örneğin çok beğenildiği söylenen 22. kongremizin konuları ve konuşmacıları 21. kongre daha bitmeden gelen önerilerle ortaya çıkmıştı... Nitekim 23. kongre içinde elimizde oldukça çok sayıda öneriler var. Bu şekilde çok sesli ve devamlılığı olan bilimsel program hazırlamanın ip uçlarını bize gösteren Enver Tali Hocamı bir kez daha anmak isterim.

Ayrıca bu sene kongremizin böylesine beğeni almasında benden önceki kongre başkanlarımızın da büyük rolü olduğunu ve onların oluşturduğu yolda ilerlemekte olduğumuzu belirtmek isterim ( Tuğrul Çavdar, Enver Tali Çetin, Kurtuluş Töreci ve Nuran Salman). Yirmi iki senedir ANKEM Derneği yönetim kurulu üyeleri ve Kongre düzenleme kurulları büyük bir yaratıcılık ile Türk Tıp Kongrelerine hem bilimsel, hem de organizasyon bazında örnek olmuş çalışmalarını devam ettirmektedirler. Bu yoğun çalışmalarda başta kongre genel sekreterleri olmak üzere tüm düzenleme ve bilimsel kurul üyelerinin ve tüm konuşmacıların rolü büyüktür.

Ayrıca ANKEM’lerin bu bilimsel seviyeye ulaşmasında derneğimizin yayın organı ANKEM DERGİSİ’nin rolünün en önde geldiğini belirtmek isterim. Bizlere böylesine değerli bir tıp dergisi kazandırmış olan hocamız Sayın Kurtuluş Töreci, her kongremizin program ve kitaplarının hazırlamasında da aynı titizliğin gösterilmesinde ulaşılması zor uğraşlar vermiş olup bizlere kusursuz yazı yazmayı öğretmeye devam etmektedir.

ANKEM Kongreleri mükemmelliği arayan, yenilikleri cesaretle uygulayabilen ve büyük bir uyum içinde çalışan ANKEM ekipleri ile oluşabilmektedir. Bu ekiplerin içinde olmaktan her zaman büyük bir memnunluk duydum. Kongremizin beğeni almasında hem önceki hem de bu seneki tüm ekip üyelerinin ve katılımcıların büyük çabaları olmuştur.

Başta bana bu görevi veren ANKEM Derneği yönetim kurulu olmak üzere, önceki ve bu seneki tüm emeği geçenlere ve tüm ANKEM üyelerine teşekkür ederim.

Prof Dr F Tansu Salman 

Our website is protected by DMC Firewall!